5 Tipps für eine bessere Tagesplanung


Das Ziel jeder Tagesplanung ist es, am Ende des Tages alle Aufgaben auf der Liste abgehakt zu haben und zufrieden in den Feierabend zu gehen. Ein Ziel, an dem die meisten Menschen scheitern. Aber nicht, weil sie zu faul sind, sondern weil sie schon bei der Planung Fehler machen. Mit diesen 5 Tipps vermeidest du diese Stolpersteine automatisch und wirst produktiv und effizient durch den Tag finden.

Tipp 1: Arbeite mit Pufferzeiten

Der schlimmste Fehler, den du bei der Tagesplanung machen kannst, ist, dir den gesamten Tag von oben bis unten vollzuplanen. Jede kleine Abweichung von diesem Plan, jede kleine Störung durch Kunden, Kollegen oder Vorgesetzte, aber auch jeder kleine Fehler, den du im Laufe des Tages machst, bedeutet, dass dein Plan gescheitert ist.

Du musst versuchen, diese Abweichungen, Störungen und Fehler in deine Planung mit hineinzunehmen. Schreibe dazu einfach mal zehn Werktage lang all diese Dinge mit, die unvorhergesehen passieren, und notiere, wie viel Zeit sie dich kosten. Danach wirst du sehr schön sehen, wie viel Zeit diese Dinge pro Tag ungefähr in Anspruch nehmen – und du kannst sie in die Planung miteinbeziehen.

In meiner Planung sind 70 Minuten pro Tag für diese unvorhersehbaren Dinge reserviert.

Tipp 2: Arbeite ähnliche Aufgaben geblockt ab

Wann erledigst du was? Wann willst du deine Telefonate führen? Wann deine E-Mails beantworten? Wann deine administrativen Aufgaben erledigen? Im Normalfall passieren all diese Dinge immer wieder, verstreut über den Tag. Mal ein Telefonat da, dann eine E-Mail, dann wieder ein Telefonat, dann eine administrative Aufgabe, dann wieder …! Du siehst, wo dieses Spiel hinführt.

Blocke dir Zeiten für gewisse Aufgaben. Wer mit mir einen Termin für ein Telefonat oder ein Treffen haben will, der wird sich einen Freitag aussuchen müssen, denn da erledige ich all diese Dinge geblockt. Meine E-Mails bearbeite und beantworte ich zwei Mal pro Tag zu vorgegebenen Zeiten. Damit stelle ich sicher, dass ich genügend Zeit für Tipp Nummer drei habe.

Tipp 3: Arbeite mit Fokuszeiten

Fokuszeiten sind Zeiten, ian denen du von nichts und niemandem gestört werden darfst und zu denen du voll fokussiert und konzentriert an deinen Projekten und Aufgaben arbeitest. Kein Telefon, keine E-Mails, keine Pop-ups, keine Kollegen, die stören, nur du und deine Aufgaben. Nimm dir täglich diese Fokuszeiten und du wirst wesentlich mehr Aufgaben in viel kürzerer Zeit erledigen als je zuvor.

Alles, was du dazu tun musst: Erkläre deinem Umfeld den Sinn dieser Fokuszeiten und trainiere sie darauf, dich in diesen Zeiten in keinster Weise zu stören.

Tipp 4: Bringt es dich deinen Zielen näher?

Ein weiterer großer Fehler, den viele Menschen begehen, ist, dass sie an Dingen arbeiten, die sie ihren Zielen nicht näherbringen. Daher musst du schon bei der Planung darauf achten, dass du diesen Fehler nicht machst.

Wie? Nun, das ist ziemlich einfach. Sobald du deine Planung beendest, überprüfst du deine Aufgaben auf der Liste nach genau dieser Frage. Bringt mich diese Aufgabe meinen Zielen näher? Zu jeder einzelnen Aufgabe auf dieser Liste stellst du dir diese Frage. Lautet die Antwort Ja, darf sie bleiben. Lautet die Antwort Nein, musst du sie sofort von der Liste streichen.

„Es ist nicht genug zu wissen – man muss auch anwenden.

Es ist nicht genug zu wollen – man muss  auch tun.“

-Johann Wolfang von Goethe-

Tipp 5: Setze dir für jede Aufgabe ein Zeitlimit

Die Zeit, die du für die Abarbeitung einer Aufgabe verwendest, dehnt sich in jenem Maße aus, in dem Zeit für die Erledigung zur Verfügung steht. Das besagt das Parkinschonsche Gesetz. Setze dir also für jede Aufgabe ein Zeitlimit und halte dieses Limit auch ein. Du wirst dich damit automatisch auf die wirklich wichtigen Dinge dieser Aufgabe konzentrieren und die unwichtigen beiseitelassen.

Fazit für deine Tagesplanung

Sobald du dich an diese fünf Tipps hältst, wird deine Tagesplanung und damit deine Produktivität, Effektivität und Effizienz durch die Decke schießen. Mach dir diese Tipps also zur Gewohnheit und gewinne dadurch nicht nur viel Zeit, sondern auch viel Selbstsicherheit und Selbstbewusstsein.

Viel Erfolg bei der Umsetzung!


Über den Autor:

Mehr freie Zeit zur Verfügung haben, wer will das nicht? Mein Name ist Thomas Mangold und ich helfe den Lesern meines Selbstmanagement-Blogs und meiner Bücher, den Hörern meines Podcasts und den Mitgliedern meiner Selbstmanagement-Plattform, ihr Leben effizienter und produktiver zu gestalten – damit sie dieses Ziel erreichen!

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